请有关部门认真学习公司制定的《合同管理制度》，如在学习过程中，发现某些条款与法律规定不符，或不具有实际操作性，请到人力资源部提出您的宝贵意见。
序 言
合同，是经济与社会生活必不可少的交易方式和权益确定工具。《中华人民共和国合同法》是一部规范、调整经济往来的重要法律。它政策性强，运用范围广，对指导企业在生产经营过程中正确签订合同、履行合同、避免经济纠纷、预防经济损失，以及维护企业合法权益起到重要的作用。
合同一经订立，就受到法律的约束。为加强我公司的合同管理，防止因合同管理不善给企业带来经济损失，我们必须建立健全合同管理制度，做到依法管理合同、全面管理合同、协作管理合同，充分发挥合同在生产经营中的作用。
为此，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规规定，结合我公司实际情况，制定了《合同管理制度》，对公司如何进行合同管理作出了详细的规定，望全公司各部门、各级人员认真学习，严格贯彻、执行。同时希望全公司各部门、各级人员认真学习《合同法》及有关规定，深刻领会《合同法》及有关规定的内容及实质，切实增强全体员工的法律意识，做到学法、懂法、守法、用法，用《合同法》来指导我们的工作，促进我公司生产经营工作的全面发展。
青岛德盛机械制造有限公司
二00五年十一月
第一节
总 则
第一条：为加强合同管理，提高经济效益，提高公司信誉，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条：凡以公司名义对外发生经济活动的，除了即时结清的之外，一律适用本制度，签订书面合同。
第三条：合同均采用书面形式，有关履行、变更及解除合同的文本、图表、传真、送货单、发票、对帐单等均为合同的组成部分。
第四条：签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签订”的原则。
第五条：公司由人力资源部根据总经理的授权，负责合同的管理工作，指导、监督有关部门的合同订立及履行工作，配合各部门处理合同纠纷。
第二节
合同订立
第六条：签订合同，必须遵守国家的法律、法规及有关规定。
第七条：合同会审制（针对需要会审的合同）：接收的产品订单，由订单接收部门会同生产、技术、品保、物流、财务等部门负责人对订单的内容、要求进行认真的会审，经会审各方面条件能满足客户要求的，由参加会审的部门负责人签字认可，并由订单接收部门回复客户。经会审，对订单的要求有异议的，由订单接收部门负责与客户进行沟通，待双方从新确定、认可后，方可签订合同。
对新客户的订单，订单接收部门要对客户的情况进行严格、细致的调查，必要时可要求其提供《营业执照〈副本〉》复印件、《税务登记证〈副本〉》复印件，并通过工商行政部门对用户的资质、信誉等方面进行查询。了解对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限，必要时要求其提供《法人授权委托书》原件及复印件和身份证原件及复印件；待双方确定无误后，方可签订合同。
第八条：对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人授权委托书的委托人。
第九条：法人委托人必须对本公司负责，对本职工作负责，在法定代表人授予的代理权限范围内行使签约权。超越代理权、没有代理权或代理权终止后以本公司名义订立的合同，未经本公司追认，对本公司不发生法律效力。给本公司造成损失的，应承担赔偿责任。
第十条：合同在正式签订前，必须进行审核和批准。
第十一条： 人力资源部根据总经理的授权对合同进行法律性审查，其审查的要点：
1、合同的合法性：
（1）对方当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；
（2）合同内容是否符合国家法律、法规的规定；
（3）当事人的意思表示是否真实、一致；
（4）订约程序是否符合法律规定；
2、合同的严密性：对合同条款进行审查（以下条款并不是每份合同的必备条款）
（1）当事人的名称或姓名及住所，签约时间和签约地点；
（2）标的，产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；
（3）数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；（4）技术质量要明确、具体；
（5）运输方式及运费负责具体明确；
（6）交（提）货期限、地点及验收方法和期限应明确；
（7）价金、付款方式及时间要明确；
（8）违约金有法定违约金的按规定写明，法律没有规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；
（9）争议的解决方式，除合同履行地在我方所在地之外，签约时应力争协议合同纠纷由我方所在区、市的仲裁委员会或人民法院管辖；
（10）双方都必须使用合格的印章—公章或合同专用章，注明合同有效期限。
（11）双方当事人约定的其他内容。
同时审查当事人双方的权利、义务是否具体、明确，文字表达是否确切无误。
3、合同的可行性：
（1）对方是否具备履行合同的能力及条件；
（2）合同非正常时可能受到的经济损失及可能承担的风险。
第十二条：由我方拟定的合同文本，合同内容审查及批准遵循以上程序。
第十三条：以公司名义对外签订的一切合同、协议，必须经人力资源部审查，并加盖合同法律审查章后，方可由行政部加盖公章；由于特殊情况，在外部已经签订的合同，回到公司经人力资源部审查加盖合同法律审查章后，再移交档案室。
第三节
合同履行
第十四条：合同依法订立，即具有法律效力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行与全面履行。
第十五条：各部门及财务部应根据合同编号建立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况及收付款情况一事一记。合同台帐内容主要包括：序号、合同编号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。
第十六条：各部门领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，如遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报，并通知人力资源部。
第十七条：合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，包括与合同履行有关的传真、送货单、发票、对帐单等，对与合同有关的技术资料、图表等重要原始资料建立出借制度。
第十八条：在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可后，再转财务审核付款。
第十九条：财务部门依据合同履行收付款工作，收付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促收付款单位出具代收付款证明；如遇与合同不符的情况，有拒绝付款的权利。
第四节 合同管理与监督
第二十条：合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，并妥善保管与合同订立、履行、变更及解除有关的一切资料。
第二十一条：人力资源部根据合同订立情况，对各部门合同履行进行法律监督与管理。
第二十二条：人力资源部根据合同的不同种类，建立全公司合同管理分类台帐和总台帐。
第二十三条：各部门及财务部应当根据所建立的合同台帐，填写“合同履行情况月报表”。并在每月五日之前填写完毕，送交人力资源部。
第二十四条：各部门应在每月五日之前将上月履行完毕、不再履行及履行中的合同有关资料（包括与合同有关的文书、图表、传真、邮件）按合同编号整理，在年终送交档案室存档。
第二十五条：人力资源部每月十五日之前，将各部门合同订立及履行情况向总经理汇报。
第五节 合同归档及借阅
第二十六条：各部门应在合同签订完毕后，将合同原件及与合同签订有关的资料（包括对方的营业执照、税务登记证、身份证复印件、授权委托书、合同评审表等）送交档案室存档。具体情况如下：
1、在公司签订的合同：合同双方当事人盖章完毕后，我方经办人应在当日内（最迟不超过次日上午），将留存我方的合同文本全部交档案室，档案室开具《合同收到证明》；
2、在外部签订的合同，请订合同的当事人在返厂后的当日内（最迟不超过次日上午），将留存我方的合同文本全部交档案室，档案室开具《合同收到证明》；
3、通过信函方式到对方签章的合同，我方当事人在收到对方回复后的当日内（最迟不超过次日上午），将留存我方的合同文本全部交档案室，档案室开具《合同收到证明》；
第二十七条：合同转交档案室后，当事人或当事部门需使用合同的，一律到档案室查阅。
第二十八条：涉及收付款业务的合同，由财务总监审批，档案室负责人于收到合同文本的当日复印一份转交财务总监，财务总监填写合同收到证明。
第二十九条：变更的合同按上述规定执行。
第三十条：档案室在年终对财务部门使用的合同复印件进行清理，收回合同复印件。
第三十一条：合同文本原则上不能外借也不能复制，特殊情况确需借阅或复制的，由借阅或复制部门提出申请写明原因，报分管副总审核批准，方可借阅或复制，借阅或复制合同文本使用时间不超过三天（从借阅当日起计算），如确需延长使用时间到，报分管副总批准。
第六节 合同变更、解除
第三十二条：经双方当事人协商一致，可以变更或解除合同。合同的变更或解除必须依照合同订立流程。
第三十三条：变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分，与原合同具有同等的法律效力，纳入本制度的管理范围。
第三十四条：变更、解除合同，一律采用书面形式（包括双方当事人的信件、函电、电传等）。
第三十五条：合同变更后，合同编号不予改变。
第七节 合同纠纷处理
第三十六条：处理合同纠纷坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没有规定的，以国家政策和合同条款为主。
第三十七条：合同纠纷由签约人负责处理，人力资源部提供法律援助。
第三十八条：以双方协商为基本办法，纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
第三十九条：有关部门对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理批准，可以申请仲裁或提起诉讼。
第四十条：合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间（国内申请仲裁或提起诉讼的期限为两年，因国际货物买卖合同争议申请仲裁或提起诉讼的期限为四年，两者都从知道或应当知道权利被侵害时起计算）。
第四十一条：申请仲裁或提起诉讼应准备下列证据材料：
1、合同文本（包括变更或解除合同的协议）及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
2、提货、送货单、运输、验收、发票等有关凭证；
3、货款的承兑、付款等有关财务帐目；
4、产品的质量标准、封样、样品和鉴定报告等；
5、有关的违约材料；
6、其他与处理纠纷有关的材料。
第四十二条：对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
第四十三条：对于对方当事人在规定期限届满时没有执行协议书、调解书、仲裁书、判决书中有关规定的，承办人员应及时向总经理汇报，并通知人力资源部。
第四十四条：对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁书、判决书的，人力资源部根据总经理的批准向人民法院申请强制执行(申请执行的期限，双方或者一方当事人是公民的为一年，双方是法人或者其他组织的为六个月，期限从法律规定履行期间的最后一日起计算，法律规定分期履行的，从规定的每次履行期间的最后一日起计算)。
第四十五条：在向人民法院申请强制执行之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。
第八节 附 则
第四十六条：各部门必须安排一名人员，负责合同台帐的建立、资料的整理及月报表的填写，并按规定期限送交人力资源部。
第四十七条：本制度适用于公司内订立的所有合同与协议（不包括劳动合同）。
第四十八条：凡未按本制度处理合同事宜，扣罚当事人或经办人50元，部门负责人承担连带责任，扣罚30元；如给公司造成损失，当事人或经办人承担赔偿责任，对部门负责人视情节予以处罚。
第四十九条：本制度自
第五十条：人力资源部每年根据公司在合同管理中的经验，对本制度加以完善和修订。
附：1、合同订立程序
2、合同管理流程图
3、《法人授权委托书》格式
5、《授权委托书》签发制度
6、《合同情况月报表》
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合同管理流程图：
