青岛德盛机械制造有限公司
电子档案管理规定
为进一步完善公司档案管理，全面提高档案管理水平，现就建立并使用电子档案做以下规定：
一、
光盘存储资料范围：
1、
技术资料：⑴产品图；⑵工艺图；⑶工装图。
2、
质量体系文件资料。
3、
计划类资料：⑴月生产计划；⑵年度综合生产计划。
4、
劳资档案。
5、
会计类资料：⑴会计报表；⑵统计报表。
6、
党政工团（文书档案）类：⑴公司大事记；⑵公司会议纪要；⑶公司董事会决议；⑷公司年度工作计划、工作总结；⑸公司红头文件（党、政、工、团文件）；⑹公司下发的便函文件；⑺市委、市府及市直各部门下发的需贯彻执行的文件；⑻公司上报申报的有关文件报告；⑼上级业务部门对公司的业务文件；⑽上级下发的证书、奖牌；⑾德盛通讯。
二、
纸张存储资料范围：
1、
技术资料：⑴产品图；⑵工艺图；⑶工装图；⑸技术管理资料。
2、
质量体系文件资料及外部问题信息反馈。
3、
生产、环保、安全类资料：⑴月生产计划；⑵年度综合生产计划；⑶安全方面资料；⑷环保方面资料；⑸设备方面资料。
4、
人事档案、劳资档案。
5、
财务类资料：⑴会计账簿；⑵会计凭证；⑶会计报表；⑷统计报表。
6、
购销合同。
7、
行政类文件资料：⑴公司董事会决议；⑵公司红头文件（党、政、工、团文件）；⑶公司下发的便函文件；⑷市委、市府及市直各部门下发的需贯彻执行的文件；⑸公司上报申报的有关文件报告；⑹上级业务部门对公司的业务文件；⑺上级下发的证书、奖牌。
三、
归档资料分类和编号：
1、
产品生产类：CP
曲轴：CP-Q
外来资料：CP-Y
2、
设备仪器类：SB
车床：SB-C
铣床：SB-X
锻压：SB-D
炉类 ：SB-L
磨床：SB-M
刨床：SB-B
钻床： SB-Z
齿轮加工机床 ：SB-Y
其它：SB-Q
3、
经营销售类：JX
4、
计划统计类：JT
5、
技术管理类：JG
6、
产品底图类：MQ
7、
劳动工资类：LZ
8、
财会审计类：CS
凭证：CS-P
账本：CS-Z
报表：CS-B
9、
基建类：JJ
10、
综合类：ZH
11、
其它类：QT（证书、奖牌、实物）
12、
声像类：SX
13、
图书资料类：
⑴资料书籍类：
BZ—标准
JC—教材
JX—机械
JG—电工
JL—计量
GY—工艺
GL—管理
JJ—基建
DZ—自动化
R—热处理
⑵刊物类：KW
四、
电子文件档案存储和审批程序管理要求
1、
电子档案文件的归档鉴定工作首先由文件形成部门负责人对电子文件的有效性和完整性进行审核，经审核无误后移交档案室，由档案管理人员按资料存储内容要求进行光盘刻录、分类编号存储。
2、
文件刻录归档按类划分登记，最大化达到光盘容量。
3、
电子档案载体为光盘，各部门文件资料刻录归档可随时进行。
4、
电子档案每满一年进行一次检查，每四年转存一次。
5、
电子档案以专柜形式直立存储，做到防尘、防变形。存储电子文件的载体包装盒上需贴上标签，注明资料名称、编号、保存期限。
6、
电子档案存放环境要求：存放时远离磁场，并与有害气体隔离，环境温度在17℃～
附：归档资料存储内容要求
归档资料存储内容要求
|
序号 |
资料名称（类别） |
归档方式 |
保存期限 |
归档时间 |
归档部门 |
|
1 |
图纸（产品图、工艺图、工装图） |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
技术部 |
|
2 |
技术管理资料 |
纸张 |
长期 |
随时 |
技术部 |
|
3 |
体系文件资料 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
品保部 |
|
4 |
外部问题信息反馈 |
纸张 |
长期 |
月末 |
品保部 |
|
5 |
月生产计划 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
生产部 |
|
6 |
年度综合生产计划 |
纸张、光盘 |
长期 |
年末 |
生产部 |
|
7 |
安全方面资料 |
纸张 |
长期 |
月末 |
生产部 |
|
8 |
环保方面资料 |
纸张 |
长期 |
月末 |
生产部 |
|
9 |
设备方面资料 |
纸张 |
长期 |
月末 |
生产部 |
|
10 |
人事档案 |
纸张 |
长期 |
月末 |
人力资源部 |
|
11 |
劳资档案 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
人力资源部 |
|
12 |
会计账簿 |
纸张 |
25年 |
次年一季度 |
财务部 |
|
13 |
会计凭证 |
纸张 |
15年 |
次年一季度 |
财务部 |
|
14 |
会计报表 |
纸张、光盘 |
永久 |
随时 |
财务部 |
|
15 |
统计报表 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
财务部 |
|
16 |
购销合同 |
纸张 |
长期 |
月末 |
营销部 |
|
17 |
公司大事记 |
光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
18 |
公司会议纪要 |
光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
19 |
公司董事会决议 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
20 |
公司年度工作计划、工作总结 |
光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
21 |
公司红头文件（党、政、工、团文件） |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
22 |
公司下发的便函文件 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
23 |
市委、市府及市直各部门下发的需贯彻执行的文件、纪要 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
24 |
公司上报、申报的有关文件报告 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
25 |
上级业务部门对公司的业务文件 |
纸张、光盘 |
10年 |
随时 |
行政部 |
|
26 |
上级下发的证书、奖牌 |
纸张、光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |
|
27 |
德盛通讯 |
光盘 |
长期 |
随时 |
行政部 |