表单使用情况检查总结

近期对本公司质量管理体系所涉及的所有表格进行了普查，各部门基本都能按程序文件中备案的表格在用，但也存在一些不严谨的地方，现将注意事项总结如下：

1、            各部应对照程序文件后附的表格进行落实或检查应用情况。因为此表格的正常使用不仅仅是为了留下记录，它在一定程度上能反映出程序文件是否有不足之处或执行的是否正常。

2、            为统一管理，达到文件系统化。正常运行的表格应到质管办备案，目前有个别表格未备案在用。

3、            需要补充的新表格或原表格的内容需补充、更改均应与质管办共同确认，按照《文件控制程序》中文件更改的要求进行系统的工作。

4、            针对以前已经印刷的旧表，若其内容和备案表格一致，仅仅是编号不一致，可合理节约使用，编号可手工划改；若内容不一致还是应更换。填写的表单必须按要求填写完整。

5、            针对公司目前在一些方面还存在有实际的情况，我们应注意共同研究现实情况，尽可能化解一些问题，因为标准更多的是注重按科学的理念办事，而没有把执行形式固定死，所以希望各部门不要回避问题，我们更提倡当事人有问题发言，共同来确定最适宜的方案，并通过修订文件、单独培训、有效监视的方法来达到体系运行的适宜性、有效性。

6、            若文件内容或表格内容感觉有不方便的地方或有更好的建议，请主动提出来我们会积极的共同研究，并根据情况给予提倡表扬，不要等检查出来再做解释，造成被动。

7、            各表单的编号是经备案后，由质管办统一编的，希望大家不要在自己使用的表单上随意编号。

8、表单的使用检查和改进工作将不断循环进行，已经发现的问题应立即纠正或研究改进方案，望各部文员发挥好管理作用。

   本次执行TS16949：2002应坚持按一套文件体系来不断完善改进，最终形成一种执行有效、接口合理的工作环境，我们应共同努力做好日常的持续改进工作。

质量管理办公室

2007.08.13