办公用品管理规定

为加强公司办公用品的规范化管理，科学有效地使用办公设备，降低办公成本，提高工作效率，本着合理调配，物尽其用的原则，特制定以下管理规定：

一、  办公用品分类：

1、办公用品消耗类：信纸、中性笔、笔记本、电池、文件夹、档案盒、取订书器、装订机、装订针、回形针、大头针、橡皮、印泥、印油、尺、胶带白板笔、固体胶、剪刀、中性笔芯、墨水、胶水、标签、打孔机、复写纸、计算器等日常办公用品及打印纸、复印纸等各种纸张。

2、电脑主机配件消耗类：

2.1主机易损件：机箱、电源、网卡、数据线、风扇、光驱、硬盘、内存条、鼠标、键盘、耳机等。

2.2电脑耗材类：墨盒、墨水、墨粉、硒鼓、色带等。

3、电脑资料存储类：软盘、刻录光盘、U盘、移动硬盘、记忆棒等。

二、 职责：

1、        总经理办公室负责日常办公用品的采购和管理。每月5日各部门及车间支领，总经理办公室保存好发放明细，每3个月向财务会计室结账一次。

2、       行政企业文化办公室负责采购和管理办公耗材。

3、        公司设立办公用品仓库，设兼职保管员，负责办公用品的入库、保管及发放。

4、        审计室负责审查采购物资质量与价格。

5、        行政企业文化办公室建立电子版账目，做到账物相符，并定期将电子版账目打印存档。

三、 申报及审批程序：

1、        各部门根据使用需要，每月20日前提报下月办公用品及耗材需求计划，在《物资需求计划单》上填写好物资名称、规格型号、数量等，《物资需求计划单》一式两份，按照所申请的物资，报总经理办公室或行政企业文化办公室及存根各一份。申报办公耗材品时，要按《物资使用标准及用途》规定填写完整。如下表：

2、        审批程序：部门申请    部门经理签字确认   总经理批准   总经理办公室或行政企业文化办公室备案。

四、 采购：

1、        总经理办公室、行政企业文化办公室在接到各部门的物资申请后，与财务审计室共同审核所需物资数量、规格、型号等内容，无误后方可进行采购。

2、        采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，采购物资时，本着降低办公使用成本、保证物资质量的原则，要比价采购，择优选择，保证及时供应。

3、        公司采购的所有U盘要刻上标记并编号，建立电子和书面台账。若是正常损耗，按审批程序以旧换新；如非正常损坏，要照价赔偿。

4、        办公用品入库前，采购和保管人员应认真检查验收，保管员建账登记，妥善保管，做到账物相符；对不符合要求的物资，由采购人员调换或退货。

5、        采购人员每月底与供应商结账一次。

五、 保管与使用：

1、        办公用品库房负责统一管理办公用品和耗材。兼职保管员要按规定发放物资。各部门支取物资时，总经理办公室、行政企业文化办公室要核实所需数量。支领纸张时，限支领当日所需数量，使用多少支领多少，不准超支。

2、        日常办公用品每月5日支领发放，各部门要严格按照《日常办公用品费用明细表》规定支领。当月支领的物资没有消耗完，下月不允许支领。

3、        行政企业文化办公室要定期检查各部门办公耗材的使用情况，杜绝浪费。如发现不遵守本规定者，视情况给予处罚。

六、 办公工具的维护、维修与服务：

1、        电脑的日常维护。使用人要严格按电脑操作规程操作，注意用电安全。下班时，务必切断电源，防止火灾隐患。

2、        责任人应对电脑及其相关设备进行日常维护，保持设备使用环境和设备本身的清洁，做到防尘、防潮、隔热。

3、        打印机及外围设备的使用。打印机在使用时要注意检查电源线和打印线是否连接有效，硒鼓有无碳粉，墨盒是否干涸，针式打印机是否有断针等异常情况。当出现卡纸等故障时，严禁强行抽纸或自行拆装，应及时报告电脑工程师，迅速排除故障。

4、        U盘、移动硬盘应避免潮湿的环境，正确使用。各部门要妥善保管好存储设备，保证重要数据的安全性。

5、        若电脑软硬件出现问题，应及时上报行政企业文化办公室，由行政企业文化办公室组织相关人员鉴定。属于正常损耗，维修产生的费用由使用人员签字确认后报销；若是人为损坏，或浪费电脑耗材，则产生的维护费用及增加的成本全部由责任人承担。

七、        本规定自下发之日起执行。

青岛德盛机械制造有限公司

                                                                     二00九年一月十日