合同文本、台帐和归档管理制度

   1.书面合同管理

   1.1书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

   1.2业务部门采用本制度1.1项下规定的形式签订合同后，兼职合同管理员应及时将原件送交专职合同管理员，专职合同管理员开具合同收到证明。专职合同管理员根据合同履行中涉及的相关部门，分发加盖合同审核章的合同复印件，并建立合同发放记录，合同终止后收回，并按程序文件予以销毁。

   1.3业务部门签订合同领取空白合同文本，须填写合同文本发放记录，内容为领取部门、领取人、领取时间、领取份数。

   1.4业务部门如需查阅、或者复制合同文本及与合同相关的资料，应填写《文件借阅、查阅、复制审批单》。

   2.建立合同台帐和报表

   2.1合同台帐分为：合同管理台帐、合同签订情况台账、合同履行情况台账，合同变更情况台帐、合同解除情况台帐、单项合同履行情况台帐、合同签订履行情况台帐、合同纠纷处理情况台帐。

2.2各部门针对本部门的合同，要及时建立第2.1项下规定的台帐，并于每月28-30日报专职合同管理员一份。

   2.3专职合同管理员建立全公司合同管理台帐，并根据各部门报表，建立全公司合同签订履行情况统计表，上报合同管理领导小组。

3.合同档案管理

3.1各业务部门应将与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等），按合同履行时间顺序，附在合同卷内存档, 合同终止后七日内，进行整理，送交专职合同管理员。

3.2专职合同管理员将合同原件建立总合同台帐，装订成册，年终，一并将合同履行档案移交档案室。

4.奖惩：各部门应严格遵守本制度，如有遗失合同文本，扣罚部门责任人、兼职合同管理员300元人民币；如建立合同管理台帐不完善每次扣罚部门责任人、兼职合同管理员100元人民币；如不按时归档，每次扣罚部门责任人、兼职合同管理员100元。

附：1、合同签订情况台帐

    2、合同履行情况台帐

    3、合同履行情况报表

    4、合同变更（解除）台帐

    5、合同签订履行情况报表

    6、合同文本收到证明

    7、文件借阅、查阅、复制审批单

青岛德盛机械制造有限公司

二00七年四月五日