公司办公用具使用管理规定

第一章  总则

第一条  为了做好办公用具的发放、使用、管理，确保物尽其用，特制定本规定。

第二条  办公用具的定义。办公用具指价值较低而使用期限较长的物品，是指：电视、钟表、计算器、电暖器、暖瓶、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜等。

第三条  本规定适用于公司所有部门。

第四条  总务室负责办公用具的购置、报废、变动、管理等工作。

第二章  购置

第五条  各部门因工作需要购置办公用具的，由申请部门写出书面报告请总经理批准。

第六条  各部门新增人员，由总务室负责按部门使用办公用具标准购置或调配。

第三章  登记与管理

第七条  办公用具购置后，各部门要由使用人领取，办理登记签领手续，并进行登记编号。

第八条  办公用具的编号由七个数字组成。前二位数代表年份，中间三位数代表部门号，后二位数代表办公用具号。

第九条  总务室负责各部门的办公用具管理按部门登记“用具明细账”（以下简称明细账）。明细账应注明办公用具的名称、编号、规格、价格、购买时间、使用人、领用时间等，由各部门负责（使用）人签字。

第十条  对于因报废和调配办公用具而造成流水号空缺的，应在下次购置或调来该类用具时，将空缺的流水号补上。

第十一条  总务室负责统一制作“办公用具标签”（以下简称标签），内容包括公司名称、编号将其贴到该办公用具的合理位置。每一件办公用具贴1枚标签。一般情况下，标签贴于物品的侧面隐蔽处，尽量不影响外观。总务室定期检查标签是否完好，发现脱落或损坏，及时补做。

第十二条  办公用具的日常管理和使用，遵循“谁使用、谁保管、谁维护、谁负责”的原则。部门负责人要经常查看本部门办公用具使用与保管状况，监督下属合理使用办公用具，并采取适当的保护措施，保证办公用具的完好。

第十三条  各部门对本部门办公用具的损耗、更新等变动情况要及时到总务室登记。

第十四条  未经总务室同意并按规定办理手续，任何部门之间不得擅自调换办公用具。

第十五条  部门若有人员离职，要将其使用办公用具如数上交总务室，否则不予办理相关手续。在公司内部调动时，个人所用办公用具原则上不得带离原部门。

第四章  调剂与使用

第十六条  部门用具变动后，部门负责人应及时到总务室签字确认。

第十七条  部门若要搬迁办公地点搬迁，对办公用具要妥善保管。搬迁后的办公用具要与总务室登记留底明细账上的种类、数量一致。总务室要在部门搬迁后，对该部门的办公用具进行核对。

第十八条  当办公用具发生变动时，总务室要变动登记表，及时更换标签。

第五章  维修

第十九条  办公用具维修要履行报批程序。凡办公用具在“三包”期内的，交由生产厂家或销售商维修；“三包”期以外的，报修单位填写维修申请表，报总务室核准后，由总务室按排专业人员维修，并作好维修记录。如因个人原因造成办公用具遗失、损坏，责任人要照价赔偿。

第二十条  专业维修人员应现场对报修办公用具进行检查，在维修申请表中填写损坏情况、维修方法，并按工艺流程进行维修。

第二十一条  维修结束后，使用部门要到现场检查维修质量，并经使用部门负责人签字认可。

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                   第六章  报废处理

第二十二条  各部门报废办公用具时，应填写申请表，注明名称、型号等，由本部门负责人签字后交总务室，总务室组织专业人员进行鉴定。

第二十三条  总务室根据对办公用具现状鉴定提出处理意见。如已达报废年限，但仍可维修继续使用且不影响公司形象的，可继续使用；无法使用的，由总务室负责处理。如未达报废年限，但因客观原因损坏而须报废的，由总务室请总经理批准后实施。

第二十四条  报废办公用具处理完毕后，使用部门要到总务室登记备案。

     第七章  检查和处罚

第二十五条  各部门应做好本部门办公用具的管理工作。总务室定期在每年的4月和10月对各部门的办公用具管理情况进行两次检查，核对账物相符和使用情况，发现问题，应及时纠正。需要该部门改进的，发给整改通知书；问题严重的，报公司研究处理。

第二十六条  对于违反本规定或丢失、损坏办公用具的，由责任人照价赔偿。非正常损坏的，按修复费用赔偿；损毁或丢失的，按使用年限折旧后的净值赔偿，最低赔偿额不低于该办公用具的一年折旧额。

青岛德盛机械制造有限公司

2009年3月10日

办公用具、部门编码